Comment bien préparer son événement hybride

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Un événement hybride est l’occasion de réunir les participants de manière virtuelle et physique ce qui leur permet de profiter d’une expérience commune et du même niveau d’interaction. En bref, les intervenant peuvent participer à travers leur smartphone ou à distance depuis leur ordinateur. Ce nouveau type d’événement est inventé en s’appuyant sur le concept classique puisqu’il ouvre les portes sur un public plus large.

Si vous désirez organiser un événement hybride, cela demandera une préparation et une bonne organisation pour faire de cette manifestation une vraie réussite. Nous vous présentons ci-après quelques conseils et astuces pour bien préparer votre événement hybride.

Choisir une plateforme adaptée à vos besoins

Afin de réussir votre événement, vous devrez avant tout chose réaliser une liste de vos objectifs événementiels : augmenter votre notoriété, dénicher des leads qualifiés, créer des partenariats, etc. une fois fixés, il est le temps de définir les fonctionnalités indispensables et celles à avoir. 

Par exemple, si vous désirez faire des rencontres avec vos invités, vous aurez besoin alors d’une fonction de matchmaking pour vos participants à distances et des salles de rendez-vous pour les invités présents sur place. A partir de ces points, vous pourrez définir votre cahier de charges que vous pourrez le présenter à votre agence event Tunisie, pour mieux comprendre vos besoins. 

Se concentrer sur les détails importants

Certains détails nécessitent plus de travail que d’autres, tels que ceux qui concernent l’expérience utilisateur. Pensez à mettre en place un agenda interactif en ligne pour que votre audience puisse interagir et exprimer son engagement à votre événement et aux différentes conférences. 

Sachez que le timing n’est pas le même pour les deux audiences. Une conférence d’une heure dans une salle de réunion est plus captivante que session d’une heure devant un écran. Il faudra alors bien choisir le timing pour offrir une bonne expérience à votre public virtuel.

Pendant la pause-café, prévoyez une activité pour votre public en présentiel et une session de questions/ réponses pour votre audience sur internet. Cela est important pour que personne ne perde l’attention ou se sente défavorisée par rapport à l’autre.

Accordez une attention particulière à vos intervenant, car ils doivent se sentir à l’aise devant votre public en présentiel, mais aussi devant la caméra. Ils doivent aussi savoir partager de manière équitable leur temps de parole entre les deux audiences à qu’ils s’adressent. 

Gérer votre audience de manière simultanée

Ce point est très important ! en effet, il ne faut pas focaliser votre événement autour d’une seule audience au risque de perdre tout intérêt de l’hybride. A la fin de votre conférence, pensez à organiser un lieu de rencontre informel pour les participants en présentiel, et une session de networking pour ceux en distanciel. En effet, il est difficile de communiquer au même temps avec vos deux audiences, cela pourrait créer des frustrations. 

Ne laisser rien aux imprévus

L’organisation d’un événement hybride doit être fluide pour être sûr de son bon déroulement.  Ainsi vous devrez définir les tâches de chaque membre de votre équipe, le nombre des intervenants et le temps nécessaire pour mener à bien votre projet événementiel. Vous pouvez gérer le tout en interne mais il faudra en avoir les compétences nécessaires ou faire appel à une agence event Tunisie experte dans l’organisation de tous les types d’événements d’entreprise.

Enfin, assurez-vous d’avoir tous et de prévoir un processus d’urgence en cas de problème. Cela est important pour ne pas laisser de place aux imprévus. Testez à plusieurs fois votre événement d’entreprise et prévoyez également des équipements supplémentaires, pour mieux anticiper les pannes techniques (par exemple un micro qui ne fonctionne pas). N’hésitez pas à confier l’organisation de votre événement hybride à un spécialiste en la matière et vous concentrez davantage sur d’autres tâches !

Découvrez par la suite : Les raisons d’avoir des fleurs fraîches à votre événement

 

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